I KPI (Key Performance Indicator) ed il loro utilizzo in ambito HR.
Sempre di più le aziende cercano di trovare dei sistemi possibilmente oggettivi per valutare le prestazioni lavorative dei propri dipendenti per rendere la gestione delle Risorse Umane meritocratica ed improntata a criteri di correttezza ed equità di giudizio.
Per condurre una valutazione del personale e delle competenze efficace e per definire gli step successivi di carriera si sceglie quindi spesso di adottare degli indicatori che ne possano misurare l’efficacia e l’aderenza agli obiettivi aziendali: si parla perciò di KPI in ambito lavorativo. Ma cosa si intende per KPI? Si tratta di un valore misurabile che dimostra l’efficacia con cui un’organizzazione aziendale sta raggiungendo gli obiettivi prestabiliti.
Indicatori della performance: una possibile definizione
È possibile definire ogni indicatore come la misura di un fenomeno secondo un certo aspetto che acquista valore informativo in rapporto a misure complementari quali gli standard di riferimento per quell’aspetto, confronti con altre misure simili, valori prestabiliti.
Un indicatore può essere individuato attraverso vari passaggi: la chiara identificazione del fenomeno da misurare e degli ambiti di misurazione, la scelta dello strumento di misura più adeguato all’ambito da esaminare, la definizione della formula con cui calcolare l’indicatore, l’individuazione delle misure complementari (standard, benchmark, target), la definizione dei valori e delle regole in base alle quali valutare i risultati ottenuti.
Si sono sviluppati nel tempo sistemi di gestione aziendale in risposta all’esigenza di superare l’approccio tradizionale di valutazione e controllo dei processi fondato soprattutto sui dati finanziari. Sono state affiancate tre ulteriori prospettive: la soddisfazione del cliente, il miglioramento dei processi aziendali, lo sviluppo delle Risorse Umane e dell’organizzazione. Non si tratta solo di aumentare gli ambiti di misurazione della performance, ma di analizzare contestualmente le misure ottenute, facendo attenzione alle loro influenze reciproche e adottando meccanismi di feedback per tutte le attività coinvolte.
Criticità della natura dei KPI
Per quanto riguarda la loro comprensibilità e fattibilità gli indicatori si prestano sempre a differenti interpretazioni, a maggior ragione se non sono definiti con precisione. Bisogna allora chiedersi: è stato individuato l’ambito di misurazione? Le fonti dei dati sono facilmente accessibili e sufficientemente affidabili? È stato definito un valore target?
Per quanto riguarda la loro rilevanza gli indicatori possono assumere un’importanza eccessiva inducendo a selezionare le attività in base alla facilità con cui possono essere quantificate, invece che alla loro importanza strategica. Bisogna allora chiedersi: l’obiettivo a cui si riferisce l’indicatore è chiaramente definito? In che misura il fenomeno misurato contribuisce a un effettivo miglioramento?
Per quanto riguarda la loro affidabilità gli indicatori sono formule sintetiche che tendono a trascurare le relazioni tra processi differenti e rispettivi indicatori, per cui il medesimo valore finale può essere l’effetto di fenomeni diversi e concomitanti. Bisogna allora chiedersi: l’indicatore è sufficiente per descrivere il fenomeno? Quali altri indicatori sono necessari per completare il quadro? Quali sono le relazioni tra i diversi indicatori dello stesso fenomeno?
Per quanto riguarda la loro confrontabilità l’uso degli indicatori incontra grandi difficoltà nel valutare programmi con obiettivi ambiziosi, nel considerare conseguenze impreviste, nell’evolversi di pari passo con i cambiamenti del contesto. Bisogna allora chiedersi: in che misura il valore target produce un effettivo miglioramento? Sono previsti valori target intermedi con i quali monitorare l’andamento dell’indicatore? È possibile interpretare le misurazioni confrontandole con valori di riferimento standard?
Nonostante il ricorso a tutte queste indicazioni operative, è opportuno sottolineare come un sistema d’indicatori non fornisce automaticamente una valutazione, bensì una possibile descrizioni dei risultati da utilizzare a supporto dei processi decisionali: occorre quindi sempre stabilire un’interpretazione dei dati raccolti, che sarà tanto più fedele alle intenzioni iniziali quanto più precisamente saranno stati definiti gli indicatori e quanto più saranno chiari i comportamenti degli indicatori in situazioni diverse.
L’utilizzo dei KPI nella valutazione del personale
Si cominciano ad utilizzare questi strumenti anche per valutare il personale e definire politiche di riconoscimento e di avanzamento carriera: da una fase preliminare di raccolta degli elementi di misurazione è necessario quindi riordinarli in termini di indicatori di risultato sulla base degli obiettivi da raggiungere in un determinato percorso professionale.
La valutazione del personale viene largamente utilizzata per fornire un quadro completo dell’efficacia delle attività imprenditoriali strategiche (marketing, qualità, economia e finanza): senza risorse umane adeguate, motivate e preparate gli investimenti nello sviluppo aziendale rischiano infatti di essere male impiegati.
Normalmente gli aspetti da esaminare sono di diverso tipo e possono riguardare anche aspetti caratteriali e comportamentali: si parla nello specifico di valutazione delle competenze (quello che la persona concretamente sa fare), delle prestazioni (risultati concreti in termini di obiettivi misurabili), del potenziale (quanto non ancora pienamente espresso e manifestato), della personalità e dei comportamenti (soft skill).
Conoscere i propri collaboratori, valorizzarli, metterli nel “posto giusto” significa avere una maggiore conoscenza dei dipendenti, maggiore oggettività nelle scelte di carriera ed una migliore ottimizzazione delle politiche di incentivazione e rafforzamento dell’appartenenza. Bisogna prestare attenzione anche all’aspetto etico della valutazione del personale che è un elemento molto sensibile, facendo in modo che già dall’inizio del processo non intervengano aspetti personali e soggettivi.
Come definire i KPI nel processo di valutazione?
La definizione degli indicatori chiave di prestazione può essere un processo complesso: ogni indicatore dovrebbe essere correlato ad uno specifico risultato e ad una specifica misura delle prestazioni. Ciò serve ad ottenere informazioni immediate e certe: perché ciò avvenga è di fondamentale importanza strutturare al meglio questi indicatori.
Diventa essenziale che i KPI forniscano obiettivi chiari relativamente al risultato atteso: occorrono obiettivi misurabili, tangibili e certi, i dati devono essere standardizzati e facilmente confrontabili. Le performance si basano sugli obiettivi, sul livello di prestazione desiderato per un tempo specifico ed entro determinati limiti che misurino l’eventuale scostamento dall’obiettivo.
I KPI che si utilizzano per misurare il raggiungimento dei risultati previsti vanno naturalmente diversificati a seconda delle varie aree di attività. Bisogna servirsi di questi indici per cercare di comprendere il reale andamento delle prestazioni lavorative; da qui si ricavano le informazioni necessarie per la valutazione da parte della Direzione HR aziendale riguardo la gestione, la valorizzazione e il controllo delle performance del personale.
Riccardo Alì
Senior Head Hunter
Recruitment Consultant
